Cestovní náhrady 2025: Kompletní průvodce výpočtem a kalkulačkou

Sazby cestovních náhrad pro rok 2025

Pro rok 2025 došlo k významným změnám v oblasti cestovních náhrad, které reflektují především rostoucí náklady na dopravu a stravování. Základní sazba náhrady za používání silničních motorových vozidel byla stanovena na 5,20 Kč za kilometr u osobních silničních motorových vozidel, což představuje navýšení oproti předchozímu roku. U jednostopých vozidel a tříkolek se uplatňuje sazba 1,30 Kč za kilometr. Tyto částky jsou závazné pro podnikatele i zaměstnavatele v podnikatelské sféře.

Stravné pro tuzemské pracovní cesty doznalo také podstatných úprav. Pro pracovní cestu trvající 5 až 12 hodin náleží zaměstnanci stravné ve výši 129 Kč až 153 Kč. Při délce pracovní cesty nad 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, činí stravné 196 Kč až 236 Kč. Pokud pracovní cesta přesáhne 18 hodin, zaměstnanec má nárok na stravné ve výši 307 Kč až 367 Kč. Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře mohou tyto částky navýšit bez omezení.

Průměrná cena pohonných hmot pro účely cestovních náhrad byla stanovena následovně: benzin 95 oktanů na 41,20 Kč za litr, benzin 98 oktanů na 45,20 Kč za litr a motorová nafta na 44,10 Kč za litr. Pro elektromobily byla stanovena sazba náhrady za spotřebovanou elektrickou energii na 6,00 Kč za jednu kilowatthodinu. Tyto hodnoty jsou klíčové pro výpočet náhrady za spotřebované pohonné hmoty.

V případě zahraničního stravného došlo k úpravám základních sazeb pro jednotlivé země. Například pro Německo činí základní sazba 55 EUR, pro Slovensko 45 EUR a pro Polsko 40 EUR na den. Tyto částky se následně krátí podle délky strávené v zahraničí a podle poskytnutého bezplatného jídla. Při bezplatně poskytnutém jídle se zahraniční stravné krátí za každé bezplatné jídlo o hodnotu 25 % za snídani, 40 % za oběd a 40 % za večeři z určené denní sazby zahraničního stravného.

Pro správný výpočet cestovních náhrad je nutné zohlednit všechny okolnosti pracovní cesty. Zaměstnavatel musí evidovat začátek a konec pracovní cesty, použitý dopravní prostředek, údaje o ubytování a další relevantní informace. Při použití soukromého vozidla je třeba doložit technický průkaz pro ověření spotřeby pohonných hmot. Výpočet náhrad musí být transparentní a doložitelný příslušnými doklady. Zaměstnavatel může využít specializované kalkulačky pro výpočet cestovních náhrad, které zohledňují všechny aktuální sazby a usnadňují tak celý proces vyúčtování pracovních cest.

Stravné při tuzemských pracovních cestách

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu výdajů za stravování, které je označováno jako stravné. Výše stravného se v roce 2025 odvíjí od délky trvání pracovní cesty a je stanovena vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Pro pracovní cesty trvající 5 až 12 hodin činí minimální výše stravného 129 Kč, pro pracovní cesty v délce 12 až 18 hodin je to 196 Kč a při cestách nad 18 hodin náleží zaměstnanci minimálně 307 Kč.

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může svým zaměstnancům poskytnout stravné až do výše dvojnásobku uvedených částek. Ve státní správě a příspěvkových organizacích jsou tyto sazby pevně dané a nelze je navyšovat ani snižovat. Při výpočtu stravného je důležité přesně evidovat čas zahájení a ukončení pracovní cesty, včetně případných přerušení.

V případě, že zaměstnanec během pracovní cesty dostane bezplatně poskytnuto jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, náleží mu krácené stravné. Krácení se provádí za každé bezplatně poskytnuté jídlo, a to ve výši 25 % z hodnoty stravného při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin, 35 % při cestě trvající 12 až 18 hodin a 40 % při cestě nad 18 hodin. Zaměstnavatel může stanovit vyšší procento krácení, musí to však být uvedeno ve vnitřní směrnici nebo v kolektivní smlouvě.

Pro správný výpočet stravného je nezbytné zohlednit všechny okolnosti pracovní cesty. Doba pracovní cesty se počítá od okamžiku odjezdu z místa pravidelného pracoviště nebo bydliště zaměstnance až do okamžiku návratu. Pokud pracovní cesta začíná nebo končí v místě bydliště zaměstnance, které je odlišné od místa pravidelného pracoviště, započítává se doba cesty pouze v rozsahu, který by odpovídal cestě z místa pravidelného pracoviště.

Zaměstnavatel může pro usnadnění výpočtu cestovních náhrad využít specializované kalkulačky, které automaticky vypočítají výši stravného včetně případného krácení. Tyto nástroje obvykle zohledňují aktuální sazby pro rok 2025 a umožňují jednoduché zadání potřebných údajů jako je délka pracovní cesty a počet bezplatně poskytnutých jídel.

Je třeba mít na paměti, že stravné představuje náhradu zvýšených výdajů na stravování během pracovní cesty, nikoliv náhradu mzdy či platu. Zaměstnanec má na stravné nárok ze zákona a zaměstnavatel jej nemůže svévolně krátit či neposkytovat. Výjimkou jsou pouze případy, kdy je stravné kráceno z důvodu bezplatně poskytnutého jídla nebo když zaměstnanec nedodrží podmínky pracovní cesty stanovené zaměstnavatelem.

Náhrady za použití soukromého vozidla

Při používání soukromého vozidla pro služební účely má zaměstnanec nárok na náhradu výdajů spojených s jeho provozem. Základní sazba náhrady za 1 kilometr jízdy v roce 2025 činí 5,20 Kč pro osobní silniční motorová vozidla. Tato částka slouží k pokrytí nákladů na amortizaci vozidla, výměnu pneumatik a běžnou údržbu. K základní sazbě se připočítává náhrada za spotřebované pohonné hmoty, která se vypočítá podle průměrné spotřeby uvedené v technickém průkazu vozidla a aktuální ceny pohonných hmot.

Pro výpočet náhrady za spotřebované pohonné hmoty lze použít buď skutečnou cenu doloženou dokladem o nákupu, nebo státem stanovené průměrné ceny. Pro rok 2025 jsou stanoveny následující průměrné ceny: benzin 95 oktanů 41,20 Kč za litr, benzin 98 oktanů 45,20 Kč za litr a motorová nafta 44,10 Kč za litr. Při použití elektromobilu se náhrada za spotřebovanou elektrickou energii stanoví na základě průměrné spotřeby uvedené v technickém průkazu.

Zaměstnavatel může po dohodě se zaměstnancem stanovit i vyšší sazby náhrad, než jsou zákonem stanovené minimální hodnoty. Veškeré náhrady jsou pak daňově uznatelným nákladem pro zaměstnavatele a nepodléhají zdanění ani odvodům na straně zaměstnance. Pro správný výpočet cestovních náhrad je nezbytné vést přesnou evidenci služebních jízd, která musí obsahovat datum jízdy, místo počátku a cíle cesty, účel cesty a počet ujetých kilometrů.

V případě použití přívěsu k vozidlu se základní sazba náhrady zvyšuje nejméně o 15 %. Při použití nákladního automobilu nebo autobusu přísluší zaměstnanci za každý kilometr jízdy náhrada podle zvláštních sazeb. Pokud zaměstnanec použije pro služební cestu soukromé vozidlo na žádost zaměstnavatele, má nárok na náhradu za všechny ujeté kilometry. Jestliže použije vozidlo na vlastní žádost, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu pouze ve výši odpovídající ceně jízdného hromadnou dopravou.

Pro zjednodušení výpočtu cestovních náhrad existují různé online kalkulačky, které automaticky počítají výši náhrad na základě zadaných parametrů. Tyto nástroje zohledňují aktuální sazby pro rok 2025 a umožňují rychlý a přesný výpočet náhrad. Při výpočtu je důležité správně zadat typ vozidla, spotřebu pohonných hmot, počet ujetých kilometrů a případně další relevantní údaje jako použití přívěsu nebo skutečnou cenu pohonných hmot.

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zálohu na cestovní náhrady před služební cestou, pokud se nedohodnou jinak. Po ukončení služební cesty musí zaměstnanec předložit všechny potřebné doklady a vyúčtování do deseti pracovních dnů, pokud nebyla dohodnuta jiná lhůta. Zaměstnavatel je pak povinen do deseti pracovních dnů provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit nároky zaměstnance.

Průměrné ceny pohonných hmot

Pro účely poskytování cestovních náhrad v roce 2025 byly stanoveny průměrné ceny pohonných hmot, které jsou klíčové pro správný výpočet náhrad za použití soukromého vozidla pro služební účely. Vyhláška č. 467/2025 Sb. stanovuje následující průměrné ceny pohonných hmot: benzin 95 oktanů činí 41,20 Kč za litr, benzin 98 oktanů je stanoven na 45,20 Kč za litr, motorová nafta má průměrnou cenu 44,10 Kč za litr. Pro elektromobily byla stanovena sazba 6,00 Kč za jednu kilowatthodinu.

Tyto ceny jsou závazné pro výpočet cestovních náhrad v případě, že zaměstnavatel neurčí cenu pohonných hmot jiným způsobem, například na základě dokladů o skutečném nákupu. Zaměstnavatel může pro účely výpočtu náhrad akceptovat i ceny doložené účtenkami z čerpacích stanic, což je v praxi poměrně běžné a pro zaměstnance často výhodnější, zejména pokud tankují na levnějších čerpacích stanicích.

Při výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty se vychází ze spotřeby vozidla uvedené v technickém průkazu. Pokud technický průkaz obsahuje více údajů o spotřebě, použije se pro výpočet aritmetický průměr uvedených spotřeb. V případě, že technický průkaz údaj o spotřebě neobsahuje, může zaměstnavatel použít údaj z technického průkazu obdobného typu vozidla.

Pro správný výpočet cestovních náhrad je nutné zohlednit nejen cenu pohonných hmot, ale také základní náhradu za každý ujetý kilometr. Tato sazba činí pro osobní silniční motorová vozidla 5,20 Kč za kilometr v roce 2025. Celková výše náhrady se pak vypočítá jako součet náhrady za spotřebované pohonné hmoty a základní náhrady za ujeté kilometry.

V praxi se často setkáváme s situací, kdy zaměstnanci využívají kalkulačku cestovních náhrad, která jim usnadní výpočet. Je důležité do ní zadat správné vstupní údaje, jako je průměrná spotřeba vozidla, počet ujetých kilometrů a příslušná cena pohonných hmot. Kalkulačka pak automaticky vypočítá celkovou výši náhrady, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci proplatit.

Stanovené průměrné ceny pohonných hmot reflektují cenovou hladinu na trhu v době jejich určení a jsou platné pro celý kalendářní rok, pokud nedojde k jejich mimořádné úpravě. Zaměstnavatelé by měli věnovat pozornost správnému použití těchto cen, protože jejich nesprávná aplikace může vést k chybnému výpočtu cestovních náhrad a případným sporům se zaměstnanci nebo finančním úřadem při kontrole.

Základní náhrada za kilometr jízdy

Pro rok 2025 došlo k významnému navýšení základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, což je důležitá součást cestovních náhrad. U osobních silničních motorových vozidel činí sazba základní náhrady 5,20 Kč za každý ujetý kilometr, což představuje výrazný nárůst oproti předchozímu období. Tato sazba se vztahuje na všechny zaměstnance, kteří používají svoje soukromé vozidlo pro služební účely se souhlasem zaměstnavatele.

U jednostopých vozidel a tříkolek byla stanovena sazba základní náhrady na 1,30 Kč za kilometr. Náhrada za používání nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů dosahuje částky 10,40 Kč za každý ujetý kilometr. Tyto sazby jsou závazné pro podnikatelskou sféru jako minimální hodnoty, přičemž zaměstnavatel může stanovit i vyšší sazby náhrad. Ve státní správě jsou tyto sazby pevně dané a nelze je navyšovat.

Při výpočtu celkové náhrady za použití vozidla je nutné k základní náhradě připočítat také spotřebu pohonných hmot. Výsledná částka se tedy skládá ze dvou složek - základní náhrady za kilometr a náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Pro správný výpočet je nezbytné znát průměrnou spotřebu vozidla dle technického průkazu a aktuální cenu pohonných hmot. Zaměstnavatel může vycházet buď z dokladů o skutečně zaplacené ceně pohonných hmot, nebo z průměrných cen stanovených vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

V případě použití přívěsu k motorovému vozidlu se základní sazba náhrady za kilometr jízdy zvyšuje nejméně o 15 %. Toto navýšení reflektuje zvýšenou náročnost jízdy s přívěsem a vyšší opotřebení vozidla. Zaměstnavatel může po dohodě se zaměstnancem stanovit i vyšší procentuální navýšení, pokud to odpovídá konkrétním podmínkám a náročnosti přepravy.

Základní náhrada za kilometr jízdy zahrnuje amortizaci vozidla, tedy jeho postupné opotřebení, náklady na opravy a údržbu, pojištění a další související výdaje. Proto je důležité správně evidovat všechny služební jízdy v knize jízd, včetně data, účelu cesty, počátečního a konečného stavu tachometru a celkového počtu ujetých kilometrů. Přesná evidence je klíčová pro správný výpočet cestovních náhrad a jejich následné vyúčtování.

Pro usnadnění výpočtu cestovních náhrad existují různé online kalkulačky, které automaticky počítají celkovou výši náhrady na základě zadaných parametrů. Tyto nástroje významně zjednodušují administrativu spojenou s vyúčtováním pracovních cest a minimalizují riziko chyb při výpočtech. Je však vždy nutné ověřit, zda kalkulačka pracuje s aktuálními sazbami platnými pro rok 2025.

Zahraniční stravné v různých měnách

Při služebních cestách do zahraničí je třeba správně vypočítat zahraniční stravné, které se může lišit podle různých měn a zemí. V roce 2025 došlo k několika úpravám základních sazeb zahraničního stravného, což je potřeba zohlednit při výpočtech cestovních náhrad. Základní sazby jsou stanoveny ve vyhlášce Ministerstva financí č. 401/2025 Sb. pro jednotlivé země a měny.

Pro správný výpočet zahraničního stravného je klíčové určit přesnou dobu strávenou v jednotlivých zemích. Doba strávená v zahraničí se počítá od překročení státních hranic České republiky, případně od odletu z České republiky do zahraničí. Při cestě do více zemí je nutné sledovat přesné časy překročení hranic mezi jednotlivými státy. Výše stravného se pak určuje podle země, kde zaměstnanec strávil v kalendářním dni nejvíce času.

Zahraniční stravné se poskytuje v cizí měně, případně v českých korunách po přepočtu aktuálním kurzem České národní banky. Pro přepočet se používá kurz vyhlášený ČNB v den vyúčtování pracovní cesty. Zaměstnavatel může určit i jiný kurz, například kurz, za který byla měna nakoupena v bance. Při služební cestě do zemí eurozóny se většinou používá euro, ale některé země mají stanovené sazby i v jiných měnách, například ve švýcarských francích nebo amerických dolarech.

Výpočet zahraničního stravného se krátí v případě, že je zaměstnanci poskytnuto během pracovní cesty bezplatné jídlo. Krácení se provádí za každé bezplatně poskytnuté jídlo, a to ve výši 25 % za snídani, 40 % za oběd a 35 % za večeři z celkové denní sazby zahraničního stravného. Pokud je poskytnuto více jídel během jednoho dne, krácení se sčítá.

V praxi je důležité správně dokumentovat všechny náležitosti zahraniční pracovní cesty. Zaměstnanec musí doložit přesné časy překročení hranic, doklady o ubytování a další výdaje související s pracovní cestou. Pro zjednodušení výpočtů lze využít specializované kalkulačky cestovních náhrad, které automaticky zohledňují aktuální sazby pro rok 2025 a správně aplikují krácení při poskytnutí bezplatného stravování.

Zaměstnavatel může stanovit podmínky pro poskytování zahraničního stravného ve vnitřní směrnici, přičemž musí respektovat minimální výši stanovenou vyhláškou. Může však určit vyšší sazby stravného, než jsou zákonné minimum. Při výpočtu je také nutné zohlednit případné kapesné, které může být poskytnuto až do výše 40 % zahraničního stravného. Toto kapesné nepodléhá krácení za bezplatně poskytnutá jídla a jeho výše závisí na rozhodnutí zaměstnavatele.

Cestovní náhrady jsou jako řeka plná peněz, která teče do vašich kapes, ale jen když víte, jak ji správně spočítat

Radmila Horáčková

Kapesné a jeho výpočet

Kapesné při zahraniční pracovní cestě představuje dobrovolnou náhradu, kterou může zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci nad rámec stravného. Výše kapesného může dosahovat až 40 % ze stanovené výše zahraničního stravného. Je důležité si uvědomit, že poskytnutí kapesného není povinností zaměstnavatele, ale jeho právem, které může, ale nemusí využít.

Při výpočtu kapesného se vychází ze základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušnou zemi vyhláškou Ministerstva financí. Pro rok 2025 došlo k několika úpravám těchto sazeb, které je nutné při kalkulaci zohlednit. Například pro Německo činí základní sazba zahraničního stravného 55 EUR na den, z čehož maximální výše kapesného může být 22 EUR. Výpočet se provádí vždy v měně, ve které je stanoveno zahraniční stravné pro danou zemi.

Zaměstnavatel může stanovit kapesné v libovolné výši do zmíněného limitu 40 %. V interních směrnicích často firmy definují vlastní pravidla pro poskytování kapesného, například stanoví jednotnou procentuální sazbu pro všechny zaměstnance nebo rozlišují výši kapesného podle pracovních pozic či délky pracovní cesty. Kapesné nepodléhá zdanění a není z něj odváděno pojistné na sociální a zdravotní pojištění.

V případě, že zahraniční pracovní cesta trvá pouze část dne, krátí se i maximální možná výše kapesného stejným způsobem jako zahraniční stravné. To znamená, že pokud zaměstnanci náleží zahraniční stravné ve výši dvou třetin denní sazby, i maximální výše kapesného bude činit 40 % z této krácené částky. Při výpočtu je třeba zohlednit i případné bezplatné poskytnutí jídla, které ovlivňuje výši zahraničního stravného a tím i maximální možnou výši kapesného.

Pro správný výpočet kapesného je vhodné využít specializované kalkulačky cestovních náhrad, které automaticky zohledňují všechny relevantní faktory včetně aktuálních sazeb pro rok 2025. Tyto nástroje významně usnadňují práci mzdových účetních a personalistů, protože automaticky aplikují správné sazby a krácení podle délky pracovní cesty a poskytnutého stravování.

Je třeba mít na paměti, že kapesné slouží k pokrytí drobných osobních výdajů zaměstnance během zahraniční pracovní cesty, které přímo nesouvisejí s pracovním výkonem. Může se jednat například o výdaje na místní dopravu, občerstvení nad rámec hlavních jídel, nebo drobné hygienické potřeby. Zaměstnanec není povinen prokazovat využití kapesného a není nutné k němu dokládat žádné doklady, což významně zjednodušuje jeho administraci.

Výpočet náhrad při vícedenních cestách

Pro vícedenní pracovní cesty je výpočet cestovních náhrad poněkud složitější než u jednodenních cest. Základem je stravné, které se počítá za každý kalendářní den pracovní cesty zvlášť. V roce 2025 platí pro tuzemské cesty tři základní sazby stravného: 129 Kč při cestě trvající 5 až 12 hodin, 196 Kč při cestě trvající 12 až 18 hodin a 307 Kč při cestě nad 18 hodin.

Při vícedenních cestách se první a poslední den posuzují samostatně podle skutečné délky trvání pracovní cesty v těchto dnech. Mezilehlé dny se automaticky počítají jako dny s nárokem na stravné v plné výši 307 Kč, jelikož trvají celých 24 hodin. Zaměstnavatel může stanovit vyšší sazby stravného, než jsou zákonné minimální částky, ale pouze do maximální výše, která je pro rok 2025 stanovena jako dvojnásobek minimální sazby.

Důležitým aspektem je krácení stravného v případě poskytnutí bezplatného jídla. Za každé bezplatně poskytnuté jídlo se stravné krátí o hodnotu stanovenou vnitřním předpisem zaměstnavatele. Pokud zaměstnavatel nestanoví jinak, použije se zákonné krácení, které činí u snídaně 25 %, u oběda 40 % a u večeře 35 % z celkové hodnoty denního stravného.

Pro výpočet náhrad je také klíčové správné určení času začátku a konce pracovní cesty. Čas se počítá od okamžiku odjezdu z místa pravidelného pracoviště nebo bydliště až do okamžiku návratu. Do délky pracovní cesty se započítává i doba strávená na školení, jednání nebo jiném pracovním výkonu.

V případě využití soukromého vozidla zaměstnance se k základnímu stravnému připočítává také náhrada za použití vozidla, která se skládá ze základní náhrady za kilometr a náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Pro rok 2025 činí sazba základní náhrady u osobních silničních motorových vozidel 5,20 Kč za kilometr. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty se vypočítá podle průměrné spotřeby vozidla uvedené v technickém průkazu a aktuální ceny pohonných hmot.

Při zahraničních pracovních cestách se stravné poskytuje v cizí měně a jeho výše se řídí vyhláškou Ministerstva financí, která stanovuje základní sazby zahraničního stravného pro jednotlivé země. Zahraniční stravné se poskytuje ve výši základní sazby, pokud pracovní cesta v kalendářním dni trvá déle než 18 hodin. Při době trvání 12 až 18 hodin náleží zaměstnanci dvě třetiny základní sazby a při době trvání 1 až 12 hodin jedna třetina základní sazby zahraničního stravného.

Daňové souvislosti cestovních náhrad

Cestovní náhrady představují významnou oblast jak z pohledu zaměstnavatele, tak i zaměstnance, přičemž jejich daňové aspekty hrají klíčovou roli při správném účtování a vykazování. Z daňového hlediska jsou cestovní náhrady vyplácené do limitu stanoveného zákoníkem práce u zaměstnavatele daňově uznatelným výdajem. Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může svým zaměstnancům poskytovat i vyšší cestovní náhrady, než stanoví zákoník práce, nicméně částka převyšující zákonný limit již není daňově uznatelným výdajem.

Pro zaměstnance jsou cestovní náhrady do výše stanovené zákoníkem práce osvobozeny od daně z příjmů ze závislé činnosti. Pokud zaměstnavatel poskytne náhrady nad tento limit, stává se nadlimitní část zdanitelným příjmem zaměstnance. Tato částka také vstupuje do vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.

V roce 2025 došlo k významným změnám v sazbách cestovních náhrad, které mají přímý dopad na daňovou uznatelnost. Základní náhrada za používání silničních motorových vozidel se zvýšila na 5,20 Kč za kilometr u osobních silničních motorových vozidel. Průměrná cena pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad je stanovena vyhláškou a její použití je klíčové pro správný výpočet daňově uznatelných výdajů.

Zaměstnavatelé musí věnovat zvýšenou pozornost správnému výpočtu a dokumentaci cestovních náhrad, aby předešli případným daňovým komplikacím. Je nezbytné vést přesnou evidenci služebních cest, včetně času překročení hranic při zahraničních cestách, což má vliv na výpočet zahraničního stravného. Kalkulace cestovních náhrad musí být podložena relevantními doklady, jako jsou cestovní příkazy, doklady o ubytování či jízdenky.

Při používání soukromého vozidla pro služební účely je nutné mít správně vypočtenou náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Zaměstnavatel může využít buď průměrnou cenu stanovenou vyhláškou, nebo cenu prokázanou zaměstnancem na základě dokladu o nákupu pohonných hmot. Pro daňovou uznatelnost je důležité, aby byla spotřeba vozidla doložena technickým průkazem.

V případě zahraničních pracovních cest je třeba zohlednit také kurzové rozdíly. Pro přepočet měn lze použít kurz vyhlášený Českou národní bankou platný v den vyúčtování pracovní cesty. Správné stanovení základu daně a dodržení všech zákonných podmínek je klíčové pro bezproblémové daňové vypořádání cestovních náhrad jak na straně zaměstnavatele, tak zaměstnance.

Zaměstnavatelé by měli pravidelně aktualizovat své vnitřní směrnice týkající se cestovních náhrad, aby reflektovaly aktuální legislativní změny a zajistily správné daňové posouzení všech souvisejících výdajů. Důsledná kontrola a správná evidence cestovních náhrad je základem pro jejich daňovou uznatelnost a minimalizaci rizik při případné daňové kontrole.

Zaokrouhlování výsledných částek

Při výpočtu cestovních náhrad za rok 2025 je nezbytné správně zaokrouhlovat výsledné částky, aby byl výpočet v souladu s platnou legislativou. Základním pravidlem je zaokrouhlování výsledné částky cestovních náhrad na celé koruny nahoru. Toto pravidlo se uplatňuje na konečnou sumu všech dílčích náhrad, které zaměstnanci v rámci pracovní cesty náleží. Jednotlivé složky cestovních náhrad, jako jsou stravné, náhrady za použití soukromého vozidla či náhrady jízdních výdajů, se nejprve vypočítají s přesností na haléře a teprve jejich součet se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru.

V případě zahraničního stravného je situace mírně odlišná. Při přepočtu zahraniční měny na české koruny se používá kurz vyhlášený Českou národní bankou platný v den vyúčtování pracovní cesty. Výsledná částka v českých korunách se rovněž zaokrouhluje na celé koruny nahoru. Pokud zaměstnanec předloží doklady v různých měnách, provádí se přepočet pro každou měnu zvlášť a až následně se částky sčítají.

Kalkulačka cestovních náhrad pro rok 2025 tyto principy zaokrouhlování automaticky zohledňuje, což významně usnadňuje práci mzdových účetních a personalistů. Je důležité si uvědomit, že nesprávné zaokrouhlení může vést k chybám ve výpočtu, které mohou mít v součtu významnější finanční dopady, zejména u větších organizací s častými pracovními cestami.

Při výpočtu náhrady za použití soukromého vozidla se nejprve vypočítá základní náhrada za kilometr a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Tyto dílčí výpočty se provádějí s přesností na haléře a zaokrouhlují se až v konečném součtu. V roce 2025 činí sazba základní náhrady pro osobní silniční motorová vozidla 5,20 Kč za kilometr, přičemž tato částka se násobí počtem ujetých kilometrů. Výsledek tohoto mezivýpočtu se nezaokrouhluje.

V případě vícedenních pracovních cest se zaokrouhlování provádí až po sečtení všech náhrad za jednotlivé dny. To znamená, že denní částky stravného, nocležného a dalších náhrad se evidují s přesností na haléře a teprve celková suma za celou pracovní cestu se zaokrouhlí na celé koruny nahoru. Tento postup zajišťuje maximální přesnost výpočtu a je v souladu s principy správného účtování cestovních náhrad.

Zaměstnavatelé by měli věnovat pozornost také situacím, kdy dochází k výplatě záloh na pracovní cesty. Zálohy se zpravidla zaokrouhlují na celé stokoruny nahoru, aby měl zaměstnanec dostatečnou rezervu na pokrytí předpokládaných výdajů. Při konečném vyúčtování pracovní cesty se pak postupuje standardním způsobem zaokrouhlování na celé koruny nahoru, přičemž se zohledňuje již vyplacená záloha.